Les subventions représentent une part importante des ressources de nombreuses associations.
Dans le contexte de la LOLF, et de la décentralisation (raréfaction des ressources, suivi des projets et nécessité de rendre de compte, etc.), la gestion des dossiers de subvention, et la maîtrise des processus qui leur sont associés, peuvent donc devenir un élément de différenciation stratégique.
Il est donc important de connaitre ce nouveau dispositif mis en place dans le cadre du programme Adele (Administration électronique), et qui s’appuie sur le dossier unique de subvention (CERFA téléchargeable dans sa version papier)
il s’agit d’un télé service, assurant la fonction de guichet unique des demandes de subventions effectuées par les associations auprès des organismes de l’état, des collectivités territoriales, et plus généralement des organismes publics.
La mise en place de ce dispositif est progressive, et ne devrait atteindre sa vitesse de croisière qu’en 2010, mais il est important de se préparer dès à présent, et d’anticiper en terme de logistique et de communication auprès de vos structures locales.
Ceci évitera en particulier des inscriptions « sauvages » et anticipées, de responsables locaux qui pourraient être amenées -remplis de bonnes intentions- à s’enregistrer directement, ce qui serait source de complications variées (nous n’entrerons pas dans les détails, mais tenons plus d’informations à votre disposition).
Différentes questions à régler, et en particulier :
- Au sein d’une association, quel est le bon niveau pour la gestion de ces dossiers de subvention : faut-il s’adapter au niveau des financeurs : communal/départemental/régional ou s’organiser en fonction de son architecture propre ?) ;
- Mettre en oeuvre les projets de motivation et de formation des responsables locaux ;
- Mettre en place les process de remontée d’information, afin de suivre et consolider les dossiers le plus finement possible, et de la façon la plus fluide possible (pas de rupture de flux, minimiser les délais, garder un niveau d’information suffisant pour permettre les analyses et le suivi budgétaire et comptable, etc.).
Vous trouverez plus d’informations sur le site « subvention en ligne », et en particulier une présentation très pédagogique et complète qui explique assez clairement les choses, pour peu que l’on ait quelques heures devant soi.
Deux exemples de présentation régionale, dans les secteurs de la Jeunesse et des Sports, et de la Santé (GRSP) :
Jeunesses & Sports (Languedoc Roussillon)
Groupement Régional de Santé Publique (Champagne Ardennes)
Un beau -et lourd- livre, « richement illustré », un peu cher (58€ à la FNAC) mais compte tenu du nombre de prestataires y ayant participé, il doit être assez facile de se le faire offrir !